Cette impression est fréquemment exprimée. J’entends des managers, collaborateurs, experts, techniciens… me dire à quel point ils sont débordés. C’est un sentiment stressant et fatiguant, usant à la longue.
Que se passe-t-il ? Que faire ?
Le rapport au temps : sortir de l’immédiateté pour relativiser
Combien d’urgences ont dormi dans un tiroir pendant une semaine ou deux après que nous nous soyons mis en quatre pour les rendre dans les temps ?
L’urgence est une notion relative. Donc si tout est urgent, plus rien n’est urgent…
Voici une définition très restrictive de l’urgence : c’est une tâche qui doit être traitée dans les délais les plus brefs sauf à avoir des conséquences irréversibles. C’est rare en fait !
Les autres tâches sont donc à effectuer en fonction de leur importance, et d’un délai à évaluer (lié au temps nécessaire pour les traiter).
Agir vite nous pousse à l’erreur et nous fait perdre du temps
La fatigue, le manque de lucidité, la pression ressentie… sont sources d’erreurs et au lieu de gagner du temps nous en fait perdre. Un travail à reprendre, une info à rechercher car nous ne l’avons pas répertoriée, des travaux entrecoupés de multiples interruptions… Nous nous éparpillons et perdons en efficacité, tout en puisant dans nos ressources.
Conserver du temps pour ce qui est important
A chacun de voir la périodicité la plus adaptée (une fois par semaine, par quinzaine…), mais cela doit devenir un rituel : se poser pour faire le point sur ses objectifs et prendre du recul. Pensez à la fameuse matrice d’Eisenhower (axe urgent/important)
Analysez également votre “temps passé” de la semaine ou du mois écoulés. Ce qui nécessite de le mesurer bien sûr, mais c’est indispensable pour savoir à quoi vous passez (perdez parfois) votre temps. Pour ma part, j’utilise un outil gratuit : toggl track, qui me donne de la visibilité sur mon temps de travail, que je mesure par projet.
Être 100% présent dans ce que vous faites
Peut-être le plus difficile désormais : réussir à rester concentré sur une activité en cours, rester attentif et centré sur son interlocuteur, ne pas se laisser polluer par nos pensées parasites, les notifications de toutes parts, les sollicitations impromptues…
Mais ça se travaille, notamment en connaissant bien son rythme biologique, en variant les activités et en travaillant sur la conscience du moment, 100% focus sur le présent et rien d’autre.
Savoir se ressourcer
Pour mobiliser son énergie dans son activité, il faut savoir la ressourcer et prendre soin de ses réserves.
A chacun de trouver comment les régénérer : s’écouter, se faire plaisir, avoir une activité physique, entretenir des liens sociaux…
Voyons le temps comme un allié, sachons le prendre quand nous en avons besoin, le canaliser quand c’est nécessaire.